Wer seine Belege mithilfe des ersetzenden Scannens digitalisiert, kann die Originale vernichten. Voraussetzung: Eine Archivierungssoftware mit revisionssicherem Archiv zur unveränderbaren Speicherung sowie eine exakte Dokumentation des Verfahrens.
Die Vorteile eines elektronischen Belegarchivs sind klar: Wer seine Dokumente so aufbewahrt, braucht im Vergleich zum Papier viel weniger Platz, speichert alle Informationen an einem Ort und kann mit wenigen Mausklicks darauf zugreifen.
In der Verfahrendokumentation sind alle Arbeits- und Scann-Prozesse vom Eingang bis zur Vernichtung der Belege, etwa in welchem Turnus gescannt wird, welche Mitarbeiter beteiligt sind oder wer die Sichtprüfung zum Abgleich von gescannten Beleg und Papierbeleg übernimmt, aufzuführen.
Bei der Auswahl der Software als auch bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen von Belegen, können wir Sie unterstützen.