Betriebsprüfer dürfen ohne Anmeldung die Geschüftsräume betreten, Lohnunterlagen einsehen und bei Auffälligkeiten eine umfassende Lohnsteuer-Außenprüfung starten.
Die Prüfer kontrollieren, ob der Firmenchef die Lohnkonten richtig führt, den Aufzeichnungspflichten nachkommt und Belege vorweisen kann. Zudem prüfen sie bei Betrieben mit vielen Aushilfen und Minijobbern, ob die Arbeitsverhältnisse steuerlich korrekt eingestuft und verbucht wurden. Fehler sind schnell passiert, zumal der Verdienst von Minijobbern durch die Einführung des Mindestlohns leicht über die steuerbegünstigte 450 Euro-Grenze rutschen kann.
Heikel wird es, wenn die Lohnsteuer-Nachschau neue Fragen aufwirft und der Prüfer steuerliche Unregelmäßigkeiten vermutet oder Fehler beim Steuerabzug entdeckt. Dann darf er nahtlos zur umfangreichen Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen.
Ob er die Lohnbuchhaltung auf Herz und Nieren prüft, ist Ermessenssache. Falls der Firmenchef nicht kooperiert, sondern auf Zeit spielt oder Unterlagen vorenthält, wird der Prüfer wahrscheinlich die Lohnkonten, Personalakten, Verträge und Belege über steuerfrei gezahlte Extras genau ansehen sowie die Gehaltsabrechnungen mehrere Jahre prüfen.
Anders als bei einer routinemäßigen Lohnsteuerprüfung, die der Fiskus zwei Wochen vorher ankündigt, bleibt bei einer Nachschau keine Zeit, sich vorzubereiten und die Unterlagen auf Vordermann zu bringen.
Oft werden Kontrolleure fündig: Sie monieren, das Grenzen für steuerfreie oder begünstigte Zahlungen, für Sachzuwendungen wie Tankgutscheine und Kita-Zuschüsse oder Geschenke an Mitarbeiter und Kunden überschritten wurden. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung von Geschäftswagen für Privatfahrten führt ebenfalls zu Diskussionen mit dem Finanzbeamten.
Mittlerweile halten viele die Firmen die Daten aus der Lohnbuchhaltung elektronisch vor, so dass diese bei einer Lohnsteuer-Nachschau schnell vorgelegt werden können.